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El pasado día 15 de noviembre el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid anunció que ponía a disposición de todos sus colegiados una nueva plataforma digital enfocada a modernizar los servicios que prestan los administradores de fincas.

Concretamente se trata de una solución que permite gestionar y automatizar las tareas asociadas a las celebraciones de juntas vecinales ya sean virtuales, presenciales o mixtas.

El nombre de la solución es Tu Despacho Digital CAFMadrid y aunque en el futuro pretende ser un servicio mucho más extenso, se lanza inicialmente con un sistema de registro de comunidades, convocatoria y control de juntas, celebración de juntas virtuales, automatización de comunicaciones y digitalización de la información.

La solución ha sido desarrollada enteramente por Zertia sobre tecnologías estandarizadas de Microsoft, y en continua colaboración con el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid, para asegurarse de cubrir todas las necesidades y casos de uso que puedan darse en el desempeño de la actividad de cualquier profesional de la administración de fincas, creando una herramienta robusta pero lo suficientemente flexible para permitir que cada profesional la adapte a su forma de trabajar.

  • Implementamos una solución que no solo transforma el puesto de trabajo del colegiado, sino que transforma a la propia sociedad sobre la base del uso de la tecnología (M365/Teams).
  • Se obtiene una alta implicación de diferentes actores: colegiado, juntas, asistentes, etc…, democratizando el uso e implantación de nuevas tecnologías, que permiten una forma distinta y mejorada de celebrar juntas.
  • No solo afecta al usuario de la licencia, sino también a terceros (asistentes) y de forma muy global.
  • Se transforman los procedimientos sociales sobre la base de la tecnología Microsoft. La forma de actuación tradicional, totalmente manual y donde la digitalización apenas estaba presente, queda obsoleta. El servicio, además de aportar valor, soluciona las grandes carencias de todos estos procesos tradicionales.

Manifestaba Félix García, CEO de Zertia.

  • Se moderniza la forma de trabajo, de acuerdo con las tendencias actuales, lo que permite que perfiles de profesionales más jóvenes operen en el sector de forma más natural, revitalizándolo.
  • En consonancia con las mejores prácticas y compliance de Microsoft y las leyes vigentes. Se ha coordinado todo el desarrollo y la implantación con el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid y el Consejo General de la Abogacía.

Indica Lorena Airabella, directora del proyecto.

El CAFMadrid.

El Colegio de Administradores de Fincas de Madrid tiene la voluntad de ayudar a todos sus colegiados poniendo a su disposición una herramienta que les permita salvar los problemas derivados de la pandemia en su actividad diaria y que a su vez les permita modernizar sus organizaciones y operar de forma más eficiente.

Para ello se solicitó a Zertia una solución que permitiera a cada colegiado la gestión de sus comunidades de propietarios, la organización y el seguimiento de reuniones, la ejecución de juntas telemáticas, la trazabilidad de resultados y el cumplimiento normativo en materia de votaciones.

La solución de Zertia.

Zertia propone una solución basada en tecnologías estandarizadas de Microsoft y personalizada para el Colegio, que cubre las diferentes necesidades de sus colegiados.

La solución propuesta por combina la tecnología de SharePoint como base para la gestión y el control de comunidades con la potencia de Outlook y Teams para la gestión de convocatorias y seguimiento de Juntas.

La celebración de juntas telemáticas o mixtas se realizará mediante Teams aprovechando las capacidades de registro de datos de la herramienta para dotar de trazabilidad a la solución y cumplir con los requisitos normativos requeridos por la actividad de los colegiados.

Entre las distintas posibilidades que ofrece el servicio podemos destacar:

  • Gestión simplificada de comunidades de propietarios, incluyendo coeficientes de propiedad, gestión de fincas y contacto telemático.
  • Gestión de convocatorias de juntas, automatizándose los procesos de creación, planificación y comunicación.
  • Celebración de juntas telemáticas, con la posibilidad de unirse a la reunión de forma presencial, por videoconferencia/chat y telefónica y grabación de toda la junta.
  • Cuadro de mando para el control durante la junta en el que se recogen: asistencia, presencia, representación, morosidad y control de votación (incluyendo cálculos automatizados de tipos de mayoría).
  • Generación automática del acta de junta con asistencia, votaciones y estado de los puntos, permitiéndose la edición antes del envío telemático automatizado.
  • Votaciones diferidas si fueran necesarias cuyo resultado se recalcula de forma automática.
  • Trazabilidad absoluta de todo el desarrollo de la junta y almacenamiento digital de toda la información generada cumpliendo con los requisitos normativos en España.

Tecnología innovadora y de confianza.

Para cumplir el requisito de estandarización tecnológica planteado por CAFMadrid, Zertia ha construido toda la solución sobre tecnologías Microsoft, por su apuesta por la seguridad, fiabilidad y continua mejora.

M365 ha sido la base sobre la que se sustenta todo el desarrollo de la aplicación, centrándose en SharePoint como núcleo central de la arquitectura, alrededor del cual se integran una serie de servicios que confieren integridad a toda la herramienta:

    • El control de permisos y usuarios se hace en base a licencias de Microsoft, por lo que cuenta con los más altos estándares de seguridad.
    • Las comunicaciones telemáticas se articulan mediante Outlook
    • Teams es el motor elegido para la celebración de juntas por versatilidad en cuanto a la trazabilidad de la información generada.
    • La potencia del gestor documental de SharePoint permite organizar la información de forma cómoda y segura, cumpliendo con la normativa vigente.

El acceso al portal de Tu Despacho Digital CAFMadrid ya está disponible para cualquier colegiado que lo solicite desde esta dirección https://www.tudespachodigitalcaf.es/ y se espera que se incorpore rápidamente como una herramienta de uso habitual en el día a día de los profesionales de la administración de fincas.