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El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, ha establecido una serie de medidas excepcionales a causa del COVID-19 para aplicar durante este período, y que pretenden flexibilizar algunos procesos en materia societaria.

La apuesta va dirigida a facultar a las sociedades a que puedan celebrar juntas que no requieran de la presencia física de los socios. Con el nuevo Real Decreto se da un paso más hacia el uso y la adopción de plataformas tecnológicas que apoyen de forma garantista las premisas de autenticidad y validez que requieren eventos de este tipo.

Cierto es que estas medidas carecen de calidad jurídica y están sujetas a interpretación dada la urgencia con la que se han aprobado, pero suponen una base para facilitar la celebración de sesiones a las sociedades mercantiles, toda vez que su ejecución presencial está comprometida a causa del estado de alarma decretado por el Gobierno.

Un Real Decreto ley que da más peso al uso de los recursos telemáticos

Este RD-ley faculta, entre otras cosas, la celebración de reuniones de los órganos de administración (no así las juntas generales) de forma telemática o sin sesión. En concreto el art. 40.1 RD-ley 8/2020 permite a las sociedades mercantiles:

«[a]unque (…sus…) estatutos no lo hubieran previsto», celebrar sesiones de sus «órganos de gobierno (en nuestro caso: la junta general) y de administración» por videoconferencia siempre que asegure «la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto».

Hay que destacar que la posibilidad de asistir y votar en las juntas de socios mediante recursos telemáticos (“correspondencia electrónica o cualquier otro medio de comunicación a distancia”) ya se contemplaba, si así lo disponían los estatutos, para sociedades anónimas, y siempre y cuando la identidad del sujeto estuviera debidamente garantizada (arts. 182 y 189.2 LSC).

Esta autorización también se extendía a sociedades limitadas pero toda vez que existiera un mecanismo que “asegure que los asistentes remotos tengan noticia en tiempo real de lo que ocurre y (…que permita que…) los socios puedan intervenir”.

Una solución tecnológica a nuestro alcance: Gestión de comités

Así pues, el reto es ahora implementar la plataforma adecuada. Es importante que la solución ofrezca opciones como por ejemplo crear y gestionar comités, así como administrar los distintos miembros al igual que sus atribuciones. Pero no sólo eso, sino también dar de alta y enviar convocatorias, definir el orden del día o su confidencialidad. Y todo ello dentro del marco de la organización.

Con esto en mente Zertia creó la solución Gestión de comités que hace todo esto y más bajo el paraguas de Office 365 y Sharepoint, un entorno ideal para ceñirse a las directrices corporativas en lo que respecta a la seguridad, privacidad y entregabilidad. El desarrollo de esta herramienta mediante PowerApps y la automatización de flujos de trabajo, permite, además todo lo mencionado, integrar la calendarización automática de las convocatorias, la comunicación interna de las actas con la información generada durante el evento o la aprobación/rechazo de estas últimas, entre otras cosas, y por un coste inferior a 300 euros.

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